Digitalisierung und Organisationsentwicklung

Nicht nur die momentane Corona-Pandemie zeigt überdeutlich, in welchen Bereichen einer Organisation sichere digitale Anwendungen und die Professionalität, diese auch einzusetzen, fehlen. In erster Linie ist es die Aufgabe und Herausforderung der Leitung zu klären, in welchen Bereichen eine Digitalisierung erwünscht ist. Digital ist nämlich nicht immer besser.

Ein kleiner Blick zurück.

Ich habe vor mehr als 20 Jahren eine Beratungs- und Organisationsentwicklungsfirma in einemDigitalisierungsprozess begleitet. Mit der Leitung wurden gemeinsame Überlegungen angestellt, wo die Organisation in 5 Jahren stehen möchte. Die Leitung musste wichtige Entscheidungen treffen. Dabei, das war uns damals wichtig, wurden die Beschäftigten über alle Schritte informiert und dort, wo es sinnvoll erschien, mit einbezogen. Denn vielmals sind die Mitarbeiter*innen Fachleute in eigener Sache und wissen, wo beispielsweise Arbeitsprozesse verändert werden könnten. Das Veränderungen nicht immer erwünscht ist, wurde auch schnell deutlich. Diese Widerstände ernst zu nehmen, die Bedenken aufzugreifen und nach gemeinsam getragenen Lösungen zu suchen, war ein Schlüssel zum Erfolg.

Die Kommunikation intern und extern

Ein wesentlicher Anteil der Kommunikation fand über traditionelle Briefe und Telefonate und ansatzweise über eMail statt.  Hier wurde die grundsätzliche Entscheidung getroffen, dass überall dort, wo Kommunikationspartner*innen die Möglichkeiten hatten, per eMail zu kommunizieren, dies vermehrt genutzt werden soll. Telefonate wurden in wesentlichen Aussagen (Ergebnisprotokoll) verschriftlicht, damit alle Betreffenden Bescheid wussten. Es wurde in der Firma ein zentraler Mailserver eingerichtet, in dem alle Beschäftigten einen Mailaccount hatten, der auch von unterwegs aufgerufen werden konnte. Dies war eine wichtige Option, da die Mehrzahl der Beschäftigten ständig unterwegs waren und mobiles Arbeiten zum Alltag gehörte. Auch die interne schriftliche Kommunikation fand grundsätzlich über eMail statt.

Die Verwaltung

Rechnungen, Belege und Visitenkarten lagen meist in Papierform vor. Die Adressverwaltung war in Ansätzen, in dezentralen digitalen Datenbanken organisiert. Die Ablage der Dokumente war in analogen und digitalen Ordnern dezentral gelöst. Der Traum vom papierlosen Büro schwebte immer wieder durch den Raum. Mit Hilfe der schon damals zur Verfügung stehenden Gerätschaften wurden die Papierobjekte eingescannt und als Datei auf dem zenralen Büroserver abgelegt. Aus Gründen der gesetzlichen Vorgaben mussten viele Dokumente allerdings in Papierrform abgeheftet werden. Entscheidend war die Auffindbarkeit von Dokumenten Dazu entwickelten wir ein einheitliches Dateibenennungssystem, dass es jeder Person schnell und einfach ermöglichte, die gesuchte Datei zu finden.

Soweit der Blick zurück. Aus heutiger Sicht, 20 Jahre später, sind die Möglichkeiten weiter gewachsen. Durch die Corona-Pandemie hervorgerufen, werden nun zunehemend digitale Lösungen gesucht. Ein immer wichtiger werdender Punkt ist in diesem Zusammenhang das mobile Arbeiten, sei es zuhause oder unterwegs. Hier zeichnen sich Entwicklungen ab.

Meine Aktuelle Situation

Ich arbeite im Homeoffice und habe meinen dienstliche Rechner (Laptop), ausgestattet mit der Standardsoftware, in meinem Heimbüro stehen. Hier ist schon mal der Vorteil eines transportabelen Endgerätes zu sehen, da ich so auch mal unterwegs im Zug oder an anderen Orten arbeiten kann. Die Internetverbindung (VPN zum Büroserver) stelle ich zuhause über mein privates Netzwerk zur Verfügung, so dass hier dem Arbeitgeber keine zusätzlichen Kosten entstehen. Andere Kolleg*innen nutzen WLAN Sticks mit Internetvolumen, die vom Arbeitgeber bezahlt werden. Auch das ist eine Lösung. Ich nutze zwei externe Bildschirme, eine externe Tastatur und Maus, die ich auch privat nutze, wobei ich auch den externen Bildschirm aus dem Büro hätte mitnehmen können. Meine Entscheidung. Auch die Stromversorgung läuft über die private Anbindung ohne Zuzahlung des Arbeitgebers. Für mich ist das in Ordnung. Ich nutze für die Videokonferenzen ebefalls eine priate Kamera und ein privates Headset, da ich die verbesserte Qualität im Vergleich zur Laptopkamera und den Laptoplautsprechern zu schätzen weiß. Ich habe für dienstliche Belange ein eigenes privates Telefon geschaltet, das über die Weiterleitung die Gespräche aus meinem Büro in der Arbeitsstelle entgegennimmt.

Die Festlegung meiner Arbeitszeit geschieht strukturiert. Ich arbeiten täglich Mo-Fr von 8:00 – 12:00 Uhr, wobei terminliche Verabredungen außerhalb der Kernarbeitszeit im gemeinsamen Terminkalender meiner Arbeitstelle dokumentiert werden. Meine Arbeitszeit erfasse ich digital in einer LibreOffice Calc Tabelle.

Da ich mit meinen Kolleg*innen im Zentrum und aus andern Einrichtungen öfter an gemeinsamen Dokumenten arbeite, nutze ich eine Online-Office Variante, die mir dankenswerterweise mein Mitstreiter Tobias Albers-Heinemann aus dem Zentrum Bildung der EKHN zur Verfügung stellt. Auf meinen Dateiordner in der Coluslösung hat auch meine Verwaltungsmitarbeiterin Zugang, so dass das hin- und herschicken von Dokumenten entfällt.

Was mir all diese Technologien dennoch nicht ermöglicht, ist der schnelle, unkomplizierte Kontakt zu meinen Kolle*innen, der kurze Smaltalk auf dem Gang, die kurze Absprache beim Kaffee.

So bin ich mit meiner Arbeitssituation zufrieden, wünsche mir aber, dass Organisationen die Vorteile digital gestützter Zusammenarbeit weiter ausbauen und Strukturen bereitstellen, die ein zufriedenstellendes miteinander Arbeiten ermöglicht. Wir sind auf einem guten Weg mit Luft nach oben. Die Evangelische Kirche in Hessen und Nassau hat sich mit ihrem Projekt “EKHN im digitalen Wandel” auf einen guten Weg gemacht, den ich gerne mit gestalte.

Bild: Pixabay (bearbeitet)

Schreiben Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Archive

© 2020 Gedankenflimmern . Powered by WordPress. Theme by Viva Themes.